Fluxos de trabalho

Logística de exposições, do início ao fim

Plan an Exhibition abrange a investigação e a escrita. Este guia trata de tudo o resto de que uma exposição precisa antes de abrir: acordos com entidades cedentes e artistas, um orçamento que pode acompanhar de facto e os textos de parede e o kit de imprensa que saem do edifício.

8 min readFluxo de trabalho

Nada disto é glamoroso, mas é tudo o que realmente faz uma exposição chegar às paredes. Curatorial não automatiza as decisões que exigem discernimento — quem convidar, quanto pagar, o que escrever na legenda —, mas dá-lhe um registo documental, um orçamento atualizado e ficheiros prontos a exportar, em vez de uma pasta cheia de documentos Word inacabados.

Ative os acordos de que precisa

Abra o separador Workflows da exposição. Existem seis tipos de acordo — empréstimo, convite a artista, encomenda a autor, participação, encomenda de obra e licença de direitos de autor —, cada um com um modelo próprio e os campos adequados a essa relação. Os acordos de empréstimo e os convites a artistas podem ser agrupados automaticamente por entidade cedente, para que uma ativação crie um documento por pessoa, e não por obra. Cada documento acompanha o seu próprio estado: rascunho, enviado, visualizado, em negociação, acordado ou recusado.

The Workflows tab showing six agreement types with live document counts

Tip

Os fluxos de trabalho de empréstimo e convite agrupam automaticamente as entidades cedentes. Os restantes — encomendas, participação e licenças — criam um documento por pessoa, porque essas relações não se agrupam naturalmente por obra.

Acompanhe a evolução do orçamento

Crie uma folha de cálculo para o orçamento em Folhas de cálculo — é uma folha de cálculo funcional, não um modelo estático: pode editar diretamente as rubricas, as fórmulas e os totais, organizados pelas categorias de que uma exposição realmente precisa (honorários de artistas, materiais e produção, transporte e seguros, marketing, espaço e montagem). A mesma ferramenta serve para criar um cronograma ou uma lista de verificação, se for esse o formato mais adequado ao trabalho.

A budget spreadsheet with real line items across several categories

Gere as legendas

Selecione obras na biblioteca e exporte legendas de parede em lote — de identificação (3x5 ou 4x6), padrão, de empréstimo ou de conservação —, num único PDF ou DOCX combinado, com uma legenda por página. Os dados do artista, título, data, técnica, dimensões e menção de crédito são retirados diretamente do registo da obra, para que não divirjam do que está efetivamente catalogado.

Bulk wall-label export from a multi-select on the Artworks page

Prepare o kit de imprensa

O criador de kits de imprensa na página da exposição reúne, num só passo, tudo aquilo de que a imprensa precisa: comunicado de imprensa, imagens, pessoas (curadores, artistas, contactos) e uma descrição da galeria. Selecione os mercados a que se destina a distribuição e cada um terá a sua própria versão — o texto do comunicado é traduzido e adaptado ao tom de cada mercado, não apenas copiado e colado.

The media kit builder's market-selection step

Tip

Prepare o kit de imprensa quando o comunicado estiver quase finalizado. Se voltar a executar a etapa de tradução depois de fazer alterações, terá de rever a versão de cada mercado, não apenas corrigir uma.

O registo documental é o que importa

Nenhuma destas ferramentas toma decisões por si — quem convidar, quanto pagar, o que escrever na legenda. O que poupam são as horas passadas a voltar a introduzir os mesmos dados de uma obra em seis documentos, a conciliar uma folha de cálculo orçamental em que ninguém confia ou a descobrir que o comunicado de imprensa destinado a um mercado nunca foi adaptado para outro. A documentação continua a exigir o seu discernimento. Não tem de exigir que escreva tudo de novo.

Tip

Este guia e Planeie uma Exposição decorrem em paralelo, não em sequência. Comece os acordos e o orçamento assim que a exposição começar a ganhar forma — não espere que o ensaio esteja terminado.

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