Flux de travail

Logistique d’exposition, de A à Z

Planifier une exposition couvre la recherche et la rédaction. Ce guide aborde tout le reste, avant l’ouverture : les accords avec les prêteurs et les artistes, un budget que vous pouvez réellement suivre, ainsi que les cartels et le dossier de presse destinés au public.

8 min readFlux de travail

Rien de tout cela n’a beaucoup de glamour, mais tout cela contribue concrètement à faire exister une exposition. Curatorial n’automatise pas les décisions de fond — qui inviter, combien payer, ce que dit le cartel — mais vous fournit une trace écrite, un budget actualisé et des documents prêts à exporter, plutôt qu’un dossier rempli de fichiers Word à moitié terminés.

Activez les accords dont vous avez besoin

Ouvrez l’onglet Flux de travail de votre exposition. Six types d’accords sont proposés : prêt, invitation d’artiste, commande de texte, participation, commande d’œuvre et licence de droits d’auteur. Chacun s’appuie sur un modèle conçu pour les champs propres à cette relation. Les accords de prêt et les invitations d’artistes peuvent regrouper automatiquement les documents par prêteur : une activation prépare donc un document par personne, et non par œuvre. Chaque document suit son propre statut au fil de son avancement : brouillon, envoyé, consulté, en négociation, accepté ou refusé.

The Workflows tab showing six agreement types with live document counts

Tip

Les processus de prêt et d’invitation regroupent automatiquement les prêteurs. Les autres — commandes, participations et licences — donnent lieu à un document par personne, car ces relations ne se regroupent pas naturellement par œuvre.

Suivez l’évolution du budget

Créez un tableur de budget depuis Tableurs — c’est un véritable tableur, pas un modèle statique : modifiez directement les postes, les formules et les totaux, organisés selon les catégories dont une exposition a réellement besoin (cachets des artistes, matériaux et fabrication, transport et assurance, communication, lieu et installation). Le même outil permet de gérer un calendrier ou une liste de contrôle si le travail s’y prête davantage.

A budget spreadsheet with real line items across several categories

Générez les cartels

Sélectionnez des œuvres dans la bibliothèque et exportez en série des cartels muraux — format tombstone (3x5 ou 4x6), standard, prêt ou conservation — dans un seul fichier PDF ou DOCX, à raison d’un cartel par page. Les informations sur l’artiste, le titre, la date, la technique, les dimensions et le crédit sont reprises directement de la notice de l’œuvre, sans risque d’écart avec les données du catalogue.

Bulk wall-label export from a multi-select on the Artworks page

Préparez le dossier de presse

Le créateur de dossier de presse de la page de l’exposition rassemble en une seule fois tout ce dont la presse a besoin : communiqué de presse, images, personnes (commissaires d’exposition, artistes, contacts) et description de la galerie. Sélectionnez les marchés auxquels vous souhaitez diffuser le dossier : chacun dispose de sa propre version — le texte du communiqué est traduit et adapté au ton de chaque marché, et non simplement copié-collé.

The media kit builder's market-selection step

Tip

Préparez le dossier de presse lorsque le communiqué est presque définitif. Si vous relancez la traduction après des modifications, il faudra vérifier la version de chaque marché, et pas seulement relire un seul texte.

L’essentiel, c’est la trace écrite

Aucun de ces outils ne prend les décisions à votre place — qui inviter, combien payer, que doit dire le cartel. Ils vous épargnent les heures passées à ressaisir les mêmes informations sur une œuvre dans six documents, à réconcilier un tableur budgétaire auquel personne ne fait confiance, ou à découvrir que le communiqué destiné à un marché n’a jamais été adapté pour un autre. Ces documents nécessitent toujours votre discernement. Pas votre clavier.

Tip

Ce guide et Planifier une exposition avancent en parallèle, et non l’un après l’autre. Lancez les accords et le budget dès que l’exposition prend forme — n’attendez pas que le texte soit terminé.

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