Arbeitsabläufe

Ausstellungslogistik, von Anfang bis Ende

„Eine Ausstellung planen“ deckt Recherche und Schreiben ab. Hier geht es um alles Weitere, was vor der Eröffnung ansteht: Vereinbarungen mit Leihgebern und Künstler*innen, ein Budget, das Sie wirklich im Blick behalten können, sowie die Werkbeschriftungen und die Pressemappe, die das Haus verlassen.

8 min readArbeitsablauf

Nichts davon ist glamourös, und doch ist es genau das, was eine Ausstellung tatsächlich an die Wand bringt. Curatorial nimmt Ihnen die Entscheidungen nicht ab – wen Sie einladen, was Sie zahlen, was auf der Beschriftung steht –, aber es bietet Ihnen eine lückenlose Dokumentation, ein stets aktuelles Budget und exportfertige Ergebnisse statt eines Ordners voller halbfertiger Word-Dokumente.

Legen Sie die benötigten Vereinbarungen an

Öffnen Sie in Ihrer Ausstellung die Registerkarte „Arbeitsabläufe“. Es stehen sechs Vereinbarungstypen zur Verfügung: Leihvertrag, Einladung an Künstler*innen, Auftrag an Autor*innen, Beteiligungsvereinbarung, Auftrag für ein Kunstwerk und Urheberrechtslizenz. Jeder basiert auf einer vollständigen Vorlage mit den passenden Feldern für die jeweilige Beziehung. Leihverträge und Einladungen an Künstler*innen lassen sich automatisch nach Leihgebern gruppieren. Bei einer Aktivierung wird daher pro Person ein Dokument erstellt, nicht pro Kunstwerk. Der Status jedes Dokuments wird während des gesamten Ablaufs nachverfolgt: Entwurf, versendet, angesehen, in Verhandlung, vereinbart oder abgelehnt.

The Workflows tab showing six agreement types with live document counts

Tip

Bei Leihverträgen und Einladungen werden Leihgeber automatisch gruppiert. Bei den anderen Vereinbarungen – Aufträgen, Beteiligungen und Lizenzen – wird ein Dokument pro Person erstellt, da diese Beziehungen nicht sinnvoll nach Kunstwerken gruppiert werden können.

Behalten Sie die Entwicklung des Budgets im Blick

Erstellen Sie unter „Tabellen“ eine Budgettabelle – eine echte Tabelle, keine statische Vorlage: mit Posten, Formeln und Summen, die Sie direkt bearbeiten können, gegliedert nach den Kategorien, die eine Ausstellung tatsächlich braucht (Künstlerhonorare, Materialien und Produktion, Versand und Versicherung, Marketing, Veranstaltungsort und Installation). Mit demselben Werkzeug erstellen Sie auch einen Zeitplan oder eine Checkliste, wenn die Arbeit eine andere Form annimmt.

A budget spreadsheet with real line items across several categories

Erstellen Sie die Werkbeschriftungen

Wählen Sie Kunstwerke in der Bibliothek aus und exportieren Sie Werkbeschriftungen stapelweise – im Tombstone-Format (3x5 oder 4x6), als Standardbeschriftung, Leihbeschriftung oder Konservierungsbeschriftung. Sie erhalten eine zusammengeführte PDF- oder DOCX-Datei mit einer Beschriftung pro Seite. Künstler*in, Titel, Datierung, Medium, Maße und Kreditangabe werden direkt aus dem Kunstwerkdatensatz übernommen, sodass die Angaben stets mit der Katalogisierung übereinstimmen.

Bulk wall-label export from a multi-select on the Artworks page

Stellen Sie die Pressemappe zusammen

Der Medienpaket-Builder auf der Ausstellungsseite stellt mit einem einzigen Durchgang alles zusammen, was die Presse benötigt: Pressemitteilung, Bilder, Personen (Kuratorinnen und Kuratoren, Künstlerinnen und Künstler, Kontakte) und eine Galeriebeschreibung. Wählen Sie die Märkte aus, in die Sie das Material verteilen möchten. Für jeden Markt wird eine eigene Variante erstellt – der Text der Pressemitteilung wird übersetzt und im Ton an den jeweiligen Markt angepasst, nicht einfach kopiert und eingefügt.

The media kit builder's market-selection step

Tip

Stellen Sie das Medienpaket zusammen, wenn die Pressemitteilung beinahe fertig ist. Wenn Sie die Übersetzung nach Änderungen erneut ausführen, müssen Sie die Variante für jeden Markt nochmals prüfen – nicht nur eine Version Korrektur lesen.

Die Dokumentation ist der Sinn der Sache

Keine dieser Funktionen nimmt Ihnen Entscheidungen ab – wen Sie einladen, wie viel Sie zahlen, was auf dem Wandtext stehen soll. Sie ersparen Ihnen die Stunden, in denen Sie dieselben Werkangaben in sechs Dokumente übertragen, eine Budgettabelle abgleichen, der niemand vertraut, oder feststellen, dass die Pressemitteilung für einen Markt nie für einen anderen angepasst wurde. Die Unterlagen brauchen weiterhin Ihr Urteilsvermögen. Ihre Tipperei nicht.

Tip

Diese Anleitung und „Eine Ausstellung planen“ laufen parallel, nicht nacheinander. Beginnen Sie mit den Vereinbarungen und dem Budget, sobald die Ausstellung Gestalt annimmt – warten Sie nicht, bis der Essay fertig ist.

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